内容証明郵便作成について
内容証明郵便証明とは
内容証明郵便とは、
- どのような内容が記載されているのか
- いつどの相手に対して出したものなのか
- いつ相手に届いたのか
という内容を証明出来る郵便の事をいいます。内容証明は上記の1と2を郵便局にて証明してもらう形になります。
一般的には、相手に物事を伝える方法として直接話をするか、電話で話をするか、メール、手紙もしくはFAXなどを使って文章にして相手に送るかになるかと思います。
しかし、人は忘れてしまったりするものです。いつ、どういった内容を伝えたのかを証明することはできないのです。
クーリングオフを行う場合などでは、どのタイミングで業者に対して郵送したことを書面にて証明できることが重要となります。
相手が悪質業者のような場合はより一層重要です。通常の郵便にてクーリングオフの意思を業者に送ったとしても、届いていないとか、すでにクーリングオフの期間が過ぎているので、クーリングオフはできませんなど言ってきたりするかもしれません。
そのようなことにならない為に、私たちはクーリングオフの期間内にきちんと業者に対して意思を通知したことを証明するのが大変重要なのです。
その証明する際に非常に効果を発揮するのが内容証明郵便になります。
クーリングオフを行う場合に内容証明郵便を出すことで、いつクーリングオフの意思表示をしたかを郵便局が証明してくれます。
内容証明郵便はクーリングオフの場合以外でも、未払いの会社に対しての費用の請求や、借金の返済をクライアントに請求する場合、損害賠償請求や慰謝料請求の場合などこちらの主張を相手に伝える場合や、相手側に求めていた事がどこまで実効してくれているのかといった証拠を収集するという場合にも効果的に利用することができます。
内容証明郵の書き方
内容証明郵便を書くために使用する用紙には特に指定はなく、便箋でも白紙のコピー用紙でも問題ありません。また用紙の大きさにも決まりはありませんが、記載方法に関しては、「一行に20字以内、一枚に26行以内」というルールがあります。
同じものを3通作成する
内容証明郵便では、同じ内容の手紙を3通準備しなければなりません。1通目は相手に郵送する分、2通目は郵便局で保管してもらう分、3通目は差出人本人が保管する用になります。
注意点
文字数に関しては「、」や「。」などの句読点も一文字として数えますので、これらの制限に関しては特に注意してください。
内容証明郵の出し方
内容証明郵便は、郵便局窓口にて手続きを行わなければいけません。万が一通常の郵便ポストに投函してしまうと、当然のことながら普通郵便として扱われてしまうので、内容証明郵便として認めてもらうことができません。
また、まれに内容証明郵便を扱っていない郵便局も存在しますので、注意が必要です。
郵便局に持っていくもの
- 内容文書(3通)
- 封筒(1通)
- 郵便料金
- 差出人の印鑑(訂正のため)
内容証明郵便の効果
内容証明郵便自体には強制力はありません。
しかし、届いた側には、心理的なプレッシャーを与えられます。また書面の見た目としても、通常の手紙とは記述方法が違うため、郵便局にて単に証明するという事だけではなく、心理面での効果も期待できるのです。
内容証明郵便を受け取った側としては、何か悪いことをしてしまったのだろうか・・・といった気分にもなるかもしれません。
当然内容証明が送られている状況なので、一般的なやり取りではないのは明確です。
悪いことをしていれば、もしかしてあの事では・・・と心当たりがあるかもしれません。内容証明の文章の中には「期限内に支払わなければ法的措置を講じる」などを明記しますので、内容証明郵便を受け取った際に、「裁判を起こされてしまうかもしれない」などの不安を感じることでしょう。
このように、内容証明郵便には郵便局の証明以外に、相手に心理的なプレッシャーを与え、威圧することが本当の目的と言えるでしょう。
一般の方が内容証明を送ることももちろん可能ですが、行政書士事務所に依頼すると行政書士の印鑑などが押されるので心理的圧力効果はさらに高いものとなります。
